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鈴木社会保険労務士事務所TOPへ > マイナンバー対応 > 中小零細企業のマイナンバー対応は?

中小零細企業のマイナンバー対応は?

マイナンバーについては、雇用している従業員や扶養家族のマイナンバーを社会保険や雇用保険、税務関係手続き等で使用していくことになるわけなので、会社規模に関係なく、また法人・個人事業の区別なく、必ず対応しなければなりません。
「ウチはマイナンバー管理はわずらわしいから、マイナンバーの取り扱いはしない」とか、「マイナンバー制度自体に反対だから、対応はしない」といったようなことは認められません。


では、中小零細企業にとっての現実的なマイナンバー対応はどうしたら良いのでしょうか?


マイナンバーは、
●従業員から集める。集めるときに、本人確認を行う。
●これを外部に漏れないように厳重に管理する
●行政手続きや社労士・税理士に提供したら記録を残す
●退職者などの不要になったマイナンバーは廃棄する
というのが、大まかな管理の流れとなります。
この過程のなかで、どこまでの取り組みを行ったら良いか、なかなか判断がつきづらいものもあるかと思います。


まず、100名規模以上の会社では、国がガイドラインを公開して求めている管理体制に沿って、マイナンバー管理体制を整えなければなりません。具体的には、マイナンバーを集めるところから廃棄するところまでの管理の仕組みを具体化した「マイナンバー管理規程」を作成し、これに基づいて厳格に管理していくこととなります。


一方で、100名未満の規模の中小企業では、「マイナンバー管理規程」自体を作成することまでは、必ずしも求められておりません。国のガイドラインに沿って、「できる限りの管理体制を作る」というのが求められているだけです。
マイナンバーというのは、究極的には「外部に漏えいしないように」管理することができていれば良いので、その対策をどこまで厳密に行うかは会社に任せられている現状があります。要は、漏れてしまったときに初めて、「どんな管理体制を敷いていたのか?」が問われ、それがガイドラインに沿っていない不十分なものであったときに、その責任が問われることになります。


で、結局のところどういった管理が中小零細企業では望ましいのかというのを、考えてみました。そして、当事務所が実際に顧問先の経営者の方とマイナンバーについてお話ししている中で思うのは、「比較的人数規模の小さい企業での現実的な管理方法は、紙ベースのみでの管理がベター」ということです。


その具体的な中身は、
●マイナンバーの保管は、通知カードコピーの保管に限定
●マイナンバー情報に触れることができる担当者を限定
●通知カードのコピーは、鍵付き書庫で保管
●書庫の鍵は、担当者のみが取り扱えるようにする
●書庫は社長デスクに隣接させる
●扶養控除申告書も、同じ書庫で保管
●パソコンの中にはマイナンバーを入れない
●Excelでマイナンバー一覧表も作らない
●マイナンバーはメール送信をしない
●マイナンバー管理簿は作る(管理簿に番号は書かない)
●受領日・利用日・削除日・担当者を管理簿に記載
●退職者の通知カード写しは、退職後に廃棄
●扶養控除申告書は、7年経過後に毎年廃棄
●廃棄はシュレッダーで行う
といったものです。


これで、会社の中のマイナンバー情報がどこにあり、どんな状態で保管され、いつ誰が取扱い、廃棄処分がいつなされたか、をしっかり管理することができます。
もちろん、100%とは言えない部分もありますが、少なくともこうした管理をしていれば会社の管理責任という意味ではかなりの部分を果たしていると言えると思います。


現実的に大変なのは、やはり「管理簿」のところでしょう。必ずしも管理簿という形で持っておく必要はないのですが、「今、どうなっているか?」を問われたときに自信を持って確認できるのは、管理簿のような形になってくるのではないかと考えます。
このわずらわしさから目をそむけ、後々管理体制を問われることになるのか。それとも、多少面倒でも入社手続きや退社手続きのときにひと手間加えることを受け入れるのか。


対従業員という意味でもそうですが、マイナンバーは契約先士業や不動産オーナーのものも管理することがあります。その相手先からの信頼度を高める意味でも、ある程度の事務的な煩雑さは受け入れなければならない時代となったと、捉えるべきではないでしょうか。




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投稿者 鈴木社会保険労務士事務所 : 2016年02月21日


所長 鈴木達朗
特定社会保険労務士  鈴木達朗

はじめまして。
川崎市、横浜市、東京都を中心に活動する社会保険労務士です。
新規設立会社のサポートから中小企業の労務管理業務まで、豊富な実務経験があります。
また、労務問題に強い特定社会保険労務士として、規模を問わず多業種の企業の顧問として活動中です。
鈴木社会保険労務士事務所は、若さあふれるフットワークの良さと、お客様第一主義の親切対応で、企業発展のお手伝いを致します。
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