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マイナンバーの収集方法

マイナンバー制度の開始により、会社(個人事業主も含む)は従業員および扶養家族のマイナンバーを把握し、これを管理していかなければなりません。「マイナンバー管理はわずらわしいし、外部に漏れたら大変だから、会社としてはマイナンバーは収集しない」というようなことは認められません。


そこで、まずは従業員に、「会社にマイナンバーを提出してください」というアナウンスを行わなければなりません。新入社員に対してはもちろんですが、マイナンバー制度スタート当初は既存の従業員からもマイナンバーを収集しなければならないので、そこが労力を要するところです。


日本に住民票を有する方であれば、0歳児の赤ん坊からお年寄りまで、年齢にかかわらず1人1番号、付番されています。外国人についても、日本に住民票がある方(在留カードを所有する中長期在留者を含む)も同様に付番されます。


そのマイナンバーというのは、「通知カード」と呼ばれる紙製のカードにより、通知されます。表面に、マイナンバー(個人番号)、氏名、住所、生年月日が記載されています。そのため、従業員からマイナンバーを収集する際には、この通知カードを提示してもらうことが基本となります。通知カード原本を提示してもらい、マイナンバーを会社が確認して控えるか、あるいは通知カードのコピーを預かるといった方法が一般的ですね。


ただ、マイナンバーが記載されている公的なものは、通知カードだけではありません。通知カードを受け取った本人が住民票のある自治体に申請することで、「個人番号カード」というものが発行されることになっています。発行するかどうかはあくまでも本人の任意となるので、全員が持っているわけではありません。
「個人番号カード」は、先ほどの「通知カード」と違い、紙製ではなくICチップの埋め込まれたプラスチック製のカードとなります。
個人番号カードは、顔写真も入っており、公的な身分証明書にもなり得るものです。運転免許証の無い方は、個人番号カードを持つと便利かもしれません。また、これを持っている方は、例えばコンビニ等で住民票や印鑑登録証明書などを簡単に取得できるようになったり、行政手続きのオンライン申請に使えるようになったり、いずれは健康保険証の機能やオンラインバンキングでの使用も見据えられています。


さらに、住民票にも「希望すれば」マイナンバーを記載してもらうことができます。そのため、会社が従業員のマイナンバーを把握する方法は、
●通知カード
●個人番号カード
●住民票(マイナンバー記載のあるもの)
のいずれかということになります。
これらのもので正確にマイナンバーを確認することなく、例えば従業員からマイナンバーのみ教えてもらう(口頭、メール、メモ書き、書類への記入など)というのは認められません。「公的な書類等でのマイナンバー確認を会社が行う」というのが、ポイントです。


そして、もう一つポイントがあります。それは、。「マイナンバー確認と同時に、会社が本人の身元確認を行う必要がある」ということです。提示を受けたマイナンバーが、確かにその本人のものであるかを確認する必要があります。“なりすまし”を防ぐという意味合いがあるようです。たとえば、マイナンバーを会社に知らせたくない方が、偽造・拾得した通知カードを会社提示し、「これが自分のマイナンバーだ」というようなことをできないようにする、ということが考えられます。


では、その身元確認は、どうやって行うのでしょうか?
基本的には、「写真表示のある」以下のような書類等で確認します。
●運転免許証
●パスポート
●住民基本台帳カード
●障害者手帳
●学生証
●公的資格証明書
●在留カード(外国人)
これらは提示してもらい確認をすればよいので、必ずしもこうした身元確認書類のコピーを会社が保管する義務はありません。可能であれば、どういった書類で身元確認を行ったのか、記録を残しておくと良いかと思います。


一方で、これらの身元確認書類を持っていない方も、当然いると思います。その場合は、以下のような写真表示のない身元確認書類を2つ提示してもらうことにより、本人確認を行います。
●健康保険証
●年金手帳
●住民票
●戸籍謄本
●印鑑登録証明書
●母子手帳
●児童扶養手当証書  など


このようにして、従業員のマイナンバーを収集するところから、始めるようにしましょう。
なお、従業員の扶養家族のマイナンバーについても、同様に収集する必要があります。ただし、原則として扶養家族のマイナンバーについては、従業員自身がご自宅等で番号確認と身元確認を行い、会社に通知する形となりますので、会社は従業員から扶養家族のマイナンバーを教えてもらうだけでも構いません。


しかしながら、扶養家族のうち、国民年金第3号被保険者である配偶者(扶養されている妻または夫)のマイナンバーについては、ちょっと分かりづらいのですが、
①従業員が、配偶者の代理人として、会社に通知する
   または
②従業員に、配偶者の番号確認と身元確認事務を委託する
のいずれかの方法によることとなります。


②のほうであれば、本人が責任を持って番号確認と身元確認を行う形とするため、実務上は配偶者のマイナンバーを会社に伝えてもらうことだけで済みます。この場合、会社から従業員に「委託」していることが何らかの形で分かるようにする必要があります。
①については、従業員が配偶者の代理人となることの委任状を作成したうえで、配偶者のマイナンバー確認書類と本人確認書類を提示してもらう必要があります。
どちらで行うかは、会社の判断にゆだねられています。


マイナンバー収集にあたっては、最後にもう一つ、重要なことをお伝えしておきます。それは、「利用目的を明示する」ということです。「こういう事務に使うので、マイナンバーを提示してください」と、従業員に伝える必要があるということです。
その方法としては、利用目的を記載した文書を従業員に渡す(またはメールで周知する)か、あるいは、就業規則にあらかじめ利用目的を記した条文を入れておく、といった方法があります。
どちらでやるかは会社の自由ですが、今後も新規採用の方に同様に利用目的を通知しなければならないことを考えると、就業規則には条文を追加しておいた方が賢明かと思われます。




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投稿者 鈴木社会保険労務士事務所 : 2016年02月21日


所長 鈴木達朗
特定社会保険労務士  鈴木達朗

はじめまして。
川崎市、横浜市、東京都を中心に活動する社会保険労務士です。
新規設立会社のサポートから中小企業の労務管理業務まで、豊富な実務経験があります。
また、労務問題に強い特定社会保険労務士として、規模を問わず多業種の企業の顧問として活動中です。
鈴木社会保険労務士事務所は、若さあふれるフットワークの良さと、お客様第一主義の親切対応で、企業発展のお手伝いを致します。
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