給与計算代行

給与計算業務代行の際には、当事務所の給与計算ソフトに、お客様の給与体系や給与計算方法、従業員ごとの基本給や時給・各種手当の情報をあらかじめ登録させて頂きます。単価×回数などで算出する手当や、３ヶ月・６ヶ月ごとに支給する通勤手当なども、細かく設定します。

給与計算は、労働基準法などの労働法の知識、健康保険や厚生年金、雇用保険などの労働・社会保険の知識、所得税などの税務上の知識など、幅広い知識が必要です。給与計算ソフトがあれば簡単に計算できるという単純なものではありません。

例えば、

・残業代の計算は、基本給だけを基礎にするのではなく、労働法上除外が認められる手当を除いて、全て算定基礎に入れなければならない
・時間あたりの残業単価を計算する上で、月給を何時間で割るのかには、一定の制限がある
・月途中の入退社があった際、日割計算を行うにも、一定の制限がある
・従業員の生年月日や昇給のタイミングから判断して、社会保険料を変更しなければならないことがある
・従業員の退社日によっては、社会保険料を徴収しなくて良い場合がある
・一定年齢以上の扶養家族人数の増減から判断し所得税の計算方法を修正しなければならない

という具合に、様々なことに注意を払いながら計算業務を進めていく必要があります。

社会保険労務士は、お客様先の従業員の入退社時期や雇用保険・社会保険の加入情報を把握しており、かつ、労働法の専門家であるため、「どんな人事上の動きが、給与計算にどのように影響して来るのか」「今月の給与計算では、前月と違い何に注意しなければならないのか」といったことに常にアンテナが張ってあって、専門知識をフルに回転させて正確な給与計算を行います。

実は、市販の給与計算ソフトや給与計算クラウドサービスを導入しただけでは、正確な計算はできません。実際に設定をしてみて頂くと分かると思いますが、入力しなければならないことはかなりあります。よく分からない項目も多数あるはずです。その設定を行う段階で間違ってしまえば、給与計算結果も間違ったものになってしまいます。

そして、日々の従業員の動きを的確に給与ソフト等に反映させなければなりませんが、それが漏れてしまえば、気付かぬうちに間違った給与計算をしてしまうことになります。

給与システムは安価なものから高価なものまで多種多様ですが、買い取り方のソフトであれば購入費のほかに年間保守契約費用ものしかかってきます。クラウドサービスであれば、人数ごとの月額利用料が必要です。

この点、社労士に給与計算を委託してしまえば、会社でこうした購入・維持費用はかかりません。面倒な設定の手間も不要です。
　
当事務所に給与計算業務をご依頼頂くと、御社における毎月の作業は、勤務日数や有休取得日数・労働時間などの勤怠情報と、臨時手当などの変動事項をご連絡いただくのみとなります。

勤怠情報については、基本的には御社内でタイムカードや勤怠管理表等を見て集計し、その集計結果のみを当事務所にご報告頂く形となりますが、タイムカードや勤怠管理表自体を郵送・メール・FAX等で送付いただいたり、勤怠管理システムを導入していればそのログイン情報を共有させて頂いたりすることで、従業員ごとの勤怠集計作業自体を当事務所で行うことも可能です（別途有料）。そうすると、御社から当事務所に毎月ご報告いただくのは、変動事項のみで済んでしまうケースもあります。

変動事項が無ければ、文字通り「待っているだけ」で、従業員に配布する給与明細書のほか、給与一覧表、振込一覧表などの給与資料が御社の手元に届きます。実際、給与計算締切日を迎えたあと当事務所にタイムカードだけ郵送かメール送信（またはFAX送信）するだけで、給与計算を完結されているお客様もいらっしゃいます。

給与明細書は、ご希望によりWEB明細（従業員がID・パスワードによりパソコンやスマートフォン上で給与明細を閲覧できるサービス）の選択も可能です。給与一覧表もＰＤＦによるメール送信にしてしまえば、紙媒体の保管の必要すらなくなります。

給与計算は、早いと依頼した当日か翌日には計算完了します。一部の給与アウトソーシング専門会社だとその会社への報告締切が短かったり厳しかったりすることがあるようですが、当事務所はお客様先の事情に配慮し、お客様が多忙なときにはできるだけ合わせるようにしています。また、一度計算を行ったあとで、お客様からの報告漏れの連絡が追加であれば、締め切り後でもできるだけ反映するようにしています。このように、対応にはなるべく柔軟性を持たせております。
　
専門家による正確さと、個人事務所ならではの柔軟性と迅速さを併せ持ったサービスを、当事務所ではご提供しておりますので、ご興味を持っていただけましたら、お気軽にお問い合わせください。

給与計算を外部委託しない場合、従業員数が少ないうちは、社長様ご自身（もしくはそのご親族）が行っていることが多いです。

人数が少ないうちはまだそれで何とかなりますが、いずれ社業が軌道に乗って来て、従業員数が増えてくると、社長様自身が給与計算に対応できなくなってくることがあります。

そこで、誰かに任せようとします。その際に必ずネックになるのが、「自分は給与計算に手が回らないから誰かに任せたいけど、社長や他の役員の役員報酬、他の社員の給与がオープンになってしまうのも、ちょっと気が引ける」という悩みです。毎月の給与もそうですし、ボーナスの計算についても、他の社員のボーナスの金額まで見られてしまうのはちょっと…という声もあります。

こうしたときに、社労士に給与計算業務を委託していれば、悩む必要はありません。給与計算結果は、例えば社長様だけにしか提供しないと決めれば、それで解決します。タイムカードなどの勤怠集計だけを社員に任せ、当事務所に報告するよう指示しておけば、給与明細書や給与一覧表などの資料を社長様のみに納品させていただきます。

また、給与計算業務を外部委託するメリットは、もう一つあります。それは、「給与計算業務担当者の退職による、引継ぎリスクをゼロにする」ということです。

社長様以外の方が給与計算を担当している場合、それが社員であるならば、その人が退職することになったときに後任を見つけなければいけない、ということになります。給与情報は誰にでも開示できるものではないため、そう簡単に後任は見つかりません。

そして、給与計算というのは１ヶ月くらいで簡単に引き継げるものではなく、長年の経験が必要な業務でもあります。だからといって、待ってもらえるものではなく、毎月定期的にその作業の必要が生じるのが給与計算です。退職という事態でなくとも、給与計算担当者が長期療養が必要になっても同じことが言えます。

こうしたときにも、その会社の人事労務のことを良く知っている社会保険労務士に給与計算業務を任せておくと、面倒な事態に発展することありません。その「継続性」のメリットは大きいといえます。

給与計算においては、住民税の給与天引きについても、その制度内容を理解しておく必要があります。住民税の世界では、会社の給与から天引きして納付することを「特別徴収」、本人自ら納付書等で自治体に納めることを「普通徴収」と呼んでおり、他の所得税や社会保険料とはまた違った管理が必要です。

会社の給与から天引きする住民税は、通常、６月～翌年５月の１年間で税額が決まり、その税額の通知を従業員が住む各自治体から受け、それに基づき徴収、納付することになります。

この途中に従業員が退社してしまうと、「給与所得者異動届出書」を作成し自治体に対して提出するか、あるいはその者の次の就職先に提出するよう伝えたうえで、退職者に交付しなけばなりません。

逆に、この期間の途中に従業員が入社して、その者から「給与天引き（特別徴収）してほしい」と言われたら、会社が「特別徴収切替申請書」を作成し自治体に対して提出しなければなりません。

従業員が産休・育休に入ったり、長期療養に入ったりした際には、給与の支給が無くなり住民税を控除できないことから、一時的に本人納付（普通徴収）に切り替えるため、やはり「給与所得者異動届出書」を作成し自治体に対して提出することもあります。

このように、毎月の給与額から住民税の額を「計算」するのではなく、自治体からの「通知」に基づいて控除するという特徴があるため、自治体への届出手続きとの連携が非常に重要です。

また、住民税は１年分の納付書が毎年５月頃に自治体から会社に送られてきますが、その納付書に印字された住民税の金額は、例えばその自治体に５人住んでいれば、５人分のまとめた金額があらかじめ印字されています（全く印字の無い自治体もあります）。そのうち１人が途中に退職したり、誰かの住民税が年度途中で改定されたりすると、納付書に書かれた金額を会社のほうで訂正した上で、納付しなければなりません。金額が印字されていなければ、その自治体に住んでいる従業員の分を合算して記入したうえで、納付しなければなりません。

どうでしょう、ちょっと複雑で分かりづらい感じがしませんか？

当事務所では、そのようなお客様の手間を省くため、
・住民税納付書を１年分予めお預かりし、納めて頂く月ごとに、納付すべき金額を記入したうえで給与明細書等と一緒にお渡しするサービス
・従業員の退社や長期休業に伴う、「給与所得者異動届出書」の作成・提出代行
・年度途中からの給与天引き開始希望者が出た際の「特別徴収切替申請書」の作成・提出代行
をご提供するなど、よりきめ細やかな対応に努めております。「そこまでやってくれるの？」と喜んでいただけることが多いサービスです。

給与計算結果については、源泉所得税納付書の作成をお客様先の顧問税理士様が担当されていることも多いため、お客様ご了解のもと、給与計算後に直接当事務所から税理士様へ給与一覧表をメール送信させて頂くことも可能です。

税務申告の際には、当然ながら人件費に関する様々な情報が必要になりますので、我々社労士と税の専門家である税理士様との連携や情報のやり取りが、お客様の負担軽減につながることが多々あります。ご希望のお客様には、当事務所がいつも懇意にして頂いている信頼できる税理士様をご紹介することも可能です。

なお、年末調整については、御社のご担当者、あるいは御社の顧問税理士様から頂いた所得税の過不足額を給与明細上に反映させることが可能です。12月の給与計算が終わったら、お客様の顧問税理士様と直接やり取りさせて頂き、所得税の過不足額情報を税理士様から頂いて、当事務所で作成する給与明細に反映させるというような対応も、お客様のご要望に応じて行っています。

ただし、年末調整の事務処理代行（扶養控除等申告書や保険料控除申告書、配偶者控除申告書、住宅借入金等特別控除申告書等のチェックなど）を伴う所得税の過不足額の確定作業、源泉徴収票の作成作業は、法令により税理士様の独占業務となっているため、当事務所では対応しておりません。予めご了承ください。